Les ressources d’une collectivité regroupent l’ensemble des moyens humains, matériels et financiers qui lui permettent de fonctionner. Depuis plusieurs années, il est constaté une diminution des ressources financières, ce qui oblige les élus à une gestion rigoureuse des charges de fonctionnement de leurs entités.
Pour cela, ils vont doter leurs agents de logiciels « métier » spécialisés dans les domaines de la comptabilité, de la facturation et de la gestion des ressources humaines.
Depuis l’arrivée du PES V2 en 2013, toute entité publique locale échange ses bordereaux comptables et pièces justificatives avec son trésorier par voie dématérialisée via le portail gratuit proposé par la DGFIP ou grâce au service proposé par un opérateur de transmission (aussi appelé tiers de télétransmission) homologué par l’Etat.
Les logiciels « e.magnus Gestion financière » ou « e.magnus Gestion financière évolution », de la société Berger-Levrault, permettent de réaliser les opérations quotidiennes et exceptionnelles de comptabilité avec l’appui d’un assistant métier. Toute la législation financière en vigueur est intégrée et se met automatiquement à jour. Le choix d’un produit plutôt que l’autre est fonction de la taille ou du budget de la collectivité.
> Plus d'informations sur le logiciel « e.magnus Gestion financière »
Trois logiciels de la société Berger-Levrault sont proposés pour gérer la facturation auprès des administrés :
La mise en place du paramétrage consiste à renseigner divers éléments tels que les catégories, les prestations, les tarifs… fixés par délibération de l’organe délibérant. Ces logiciels permettent de personnaliser les factures, de les éditer ou de les dématérialiser pour les transmettre aux abonnés dans le respect de la réglementation en vigueur.
Le cycle de facturation sur chacun des logiciels de facturation se déroule en plusieurs phases allant de la préparation (renseignement des variables ou des index, gestion des mouvements liés à des départs d’abonnés ou à divers changements guidés par des assistants métier), en passant par le calcul des factures pour ensuite générer les fichiers afin d’envoyer les pièces à la Trésorerie.
« e.magnus RH » de la société Berger-Levrault, est une solution complète de paie et de gestion des ressources humaines destinées aux collectivités de toutes tailles. Ce progiciel expert gère tous les cas de paie conformes aux normes de la Fonction Publique Territoriale, sans nécessité d’adaptation ou de paramétrage. Il produit les états déclaratifs, en conformité avec la législation et permet de réaliser des états personnalisés.
« DoLIdemat » est un applicatif développé par la startup IDooWA qui permet la diffusion "multicanal" des bulletins de paie des agents et élus des collectivités. Cette solution est expérimentée par le SMICA pour sa trentaine de bulletins de paye mensuels.
DoLIdémat permet, en quelques clics, d'envoyer les bulletins à l'ensemble des destinataires au format qu'ils auront préalablement et individuellement choisi. Ce format qui pourra être modifié à tout moment parmi les choix suivants : coffre-fort électronique, courrier ou remise en main propre. Il s'appuie sur les solutions technologiques du Groupe La Poste : Digiposte (coffre-fort) et Maileva (courrier).
Le SMICA propose aussi à l’ensemble de ses adhérents le dispositif homologué OK-HELIOS de la société OMNIKLES pour signer et télétransmettre les flux comptables au format PES V2 vers les trésoreries. OK-HELIOS est indépendant du logiciel financier utilisé par la collectivité.
Pour le mettre en place, chaque entité devra simplement donner au SMICA ses coordonnées, la liste des utilisateurs du dispositif et commander un certificat électronique homologué. Le SMICA se charge alors de mettre à disposition un environnement clé en main et de former, le plus souvent en télémaintenance, les utilisateurs.
Le SMICA est habilité, en tant qu’Autorité d’Enregistrement, à délivrer en main propre des certificats électroniques eIDAS de la société CERTEUROPE.