Qu'est-ce que la gestion des administrés ?

Les communes ont une vocation générale instituée par la loi du 5 avril 1884 : « Le Conseil Municipal règle par délibérations les affaires de la commune ». Parmi les nombreuses compétences qu’elles exercent, quelle que soit leur taille, il y a les compétences traditionnelles, en partie liées à la fonction du maire agissant comme représentant de l’Etat dans sa commune : Etat civil (enregistrement des naissances, mariages et décès), Elections (organisation des scrutins), Recensement Citoyen…

Ces compétences de gestion des administrés doivent être exercées avec précision et vigilance pour appliquer les codes (civil, électoral, …) en vigueur et prendre en compte les réformes de l’état. La loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe impacte, par exemple, fortement l’état civil. C’est la raison pour laquelle les communes n’ont aujourd’hui d’autres choix que de se doter de logiciels « métier » spécialisés.

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Le choix de la solution

Le SMICA accompagne les communes adhérentes dans cette mission en fournissant aux agents assistance et formation au logiciel « e.magnus Gestion Relation Citoyens » (e.GRC) de la société Berger-Levrault et en déployant l’ensemble des modules de transmission sécurisée et homologuée avec les partenaires (BSN, COMEDEC, INSEE, LISTELEC …). Cette suite logicielle facilite la gestion de l’ensemble des relations citoyennes et administratives en toute sérénité.
Lorsque de nouvelles collectivités font le choix de e.GRC, le SMICA intervient également sur l’installation et le paramétrage des applications, la migration des données, ainsi que la formation des utilisateurs.

La sécurité des échanges dématérialisés de données d’état civil dans le cadre du dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données de l’Etat Civil) repose sur l’utilisation d’une carte nominative qui permet d'accéder aux demandes de données d'état civil et de sécuriser les échanges de celles-ci. COMEDEC est un dispositif de l’Etat mis en œuvre par l’ANTS (Agence Nationale des Titres Sécurisés) et le Ministère de la Justice.

Le SMICA est le relais départemental de l'ANTS pour la délivrance en main propre ainsi que l’activation et l’installation des cartes à l'ensemble des communes du territoire.

Pour anticiper le protocole d’échanges COMEDEC qui va être rendu obligatoire par l’Etat, le SMICA a proposé à ses adhérents de procéder à la numérisation de leurs registres d’état civil ainsi qu’à l’indexation dans les logiciels métier correspondants. Ainsi, ce sont 80% des communes aveyronnaises qui ont adhéré cette démarche, ce qui a conduit à la numérisation de quelques 800 000 actes d’état civil répertoriés depuis 1912.

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