Gestion des Instances Délibérantes 

Qu'est ce que c'est ?

Dans les collectivités, le gestion des instances délibérantes est une tâche qui mobilise de nombreuses ressources humaines et matérielles.
Elle s'étale du projet de délibération jusqu'au dépôt de celle-ci au contrôle de légalité et comprend de nombreuses étapes : rédaction des projets de délibération, préparation d'une séance, convocation des élus d'une séance, tenue d'une séance et clôture d'une séance.
Un outil de gestion des instances délibérantes permet la dématérialisation de toutes ou parties de ces étapes ce qui apporte de la modernité dans les usages, de la mobilité et contribue à à une démarche « éco-responsable » au sein de la collectivité. En effet, il ambitionne, à terme, de remplacer intégralement les éditions papier liées à la tenue des instances délibérantes.
Le plus souvent la mise en place de ce type d'outil ne nécessite aucune installation car il est entièrement accessible, via un navigateur internet, par tout équipement numérique de type smartphone, tablette ou ordinateur. L'importance accordée à la conduite du changement aussi bien des services administratifs que des élus reste la clé d'un déploiement réussi. 
 

Le choix de la solution

En 2018, le SMICA a fait le choix de la solution "Gestion des Instances Délibérantes" de la société COSOLUCE qui est basée à Pau.
Cette offre est composée de 2 modules distincts : le Bureau Des Assemblées (BDA) et le Bureau Des Elus (BDE). Cette suite logicielle permet de gérer efficacement la préparation, le suivi et les suites à donner des réunions d’assemblées délibérantes ou non. 
Il est possible de déployer « BDA + BDE » ou « BDE seul ».

  • Bureau des Assemblées (BDA)

BDA est le module utilisé par les services administratifs de la collectivité pour préparer la séance et la clôturer. Il permet de :
- Centraliser et rédiger les projets de délibération puis les faire approuver grâce à un circuit de validation intégré.
- Construire une séance délibérante à partir des projets de délibération validés.
- Générer, par publipostage, l’ordre du jour, le document d’affichage et la note de synthèse.
- Transmettre au Bureau des Elus les documents relatifs à une séance. 
- Récupérer, du Bureau des Elus, les résultats de vote de chaque séance. 
- Gérer les opérations post-séance : rédaction des délibérations, génération du compte-rendu, élaboration du feuillet de clôture.

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  • Bureau des Elus (BDE)

BDE est le module utilisé d'une part par les services administratifs pour convoquer les élus et assurer le suivi des séances et d'autres part par les élus. Ils ont accès à :
- un agenda qui peut contenir tous les événements de la collectivité qui concernent les élus.
- un annuaire avec l'ensemble des contacts permettant de joindre les élus ou agents de la collectivité. 
- une bibliothèque qui regroupe tous les documents utiles, en particulier, ceux qui sont étudiés lors d'assemblées délibérantes. Les documents peuvent être simplement visionnés ou téléchargés et faire l'objet d'annotations.
- des tableaux qui donnent des indicateurs de référence concernant la collectivité.
- un module de convocation qui permet à chaque élu de confirmer sa présence grace à un module de réponse intelligent.
- un module de séance qui permet, en séance à chaque élu, de suivre les délibérations et de voter électroniquement lorsque le règlement intérieur de la collectivité l'autorise.

 

Ainsi BDE permet de :
- Créer du lien entre les élus et leur administration à l’aide de fonctionnalités simples et performantes.
- Gérer la tenue de séances délibérantes ou non de la convocation électronique horodatée à l'enregistrement des votes en passant par 
l'animation et le suivi dynamique de la séance.

bde