Gestion Electronique de Documents

La GED qu’est-ce que c’est ?

La Gestion Electronique de Documents est un système informatisé de gestion des documents produits et reçus par la collectivité qui permet d’organiser le classement documentaire, rechercher et partager les fichiers entre les services concernés.

Un système de GED permet de gérer toutes les étapes du cycle de vie d’un document :

 

- Acquisition

Documents existants (fonds documentaire)
Documents papier reçus (numérisation)
Documents bureautique de la suite Microsoft Office

 

- Classement

Classement des documents
Création d'une arborescence structurée

 

- Stockage

Sauvegarde des documents dans la GED

ecran

- Diffusion

Processus de validation
Partage des documents et de l'information

 

- Archivage

Conservation durable des documents


Quel est le besoin ?
Il est important de faire la différence entre le besoin en bureautique pour gérer les documents de travail et la GED qui ne doit traiter que le courrier (entrant et sortant), les documents probants et l’archivage.

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Notre solution

Le SMICA s’appuie sur la solution BL.GED qui est mobile et souple d’utilisation :
accès direct en ligne, sauvegardes automatiques, mises à jour instantanées, mise en œuvre facilitée, échanges simplifiés…
BL GED est également disponible sous applications mobiles, compatibles avec les Smartphones et tablettes numériques.

Les atouts

- Accession à l’information sans contrainte géographique en visualisant les documents.

- Accès direct aux dossiers ou fichiers favoris, directement depuis un tableau de bord personnel.

- Localisation des documents en naviguant dans l’arborescence de dossiers.

- Recherche simple d’un document, en tapant n’importe quel mot contenu dans celui-ci.

- Utilisation d’un module de recherche avancée multicritères.

- Mise en place de circuits simples de distribution / validation de documents (workflow).

- Application téléchargeable sur « …store » et utilisable sur smartphone.

- Solution hébergée en France.