2ème campagne de numérisation des registres d'actes d'état civil : c'est parti !

04 mai 2018

Le 14 mai 2018 débutera la deuxième campagne de numérisation des registres d’actes d’état civil des communes adhérentes au SMICA.

 

Ce projet mutualisé, mené par le SMICA, a pour objectif d’anticiper l’évolution vers la dématérialisation des flux d’état civil (projet COMEDEC) qui est obligatoire dès le 1/11/2018 pour toutes les communes ayant ou ayant eu une maternité mais qui à terme le deviendra pour toutes.

 

Cette numérisation des registres sera réalisée par la société Numérize et concernera environ 70 communes soit 170 000 actes. Elle durera trois semaines, consécutivement dans les locaux de cinq mairies (sites de numérisation) que nous remercions pour leur accueil : Camarès, Cransac, Morlhon-le-Haut, Rivière-sur-Tarn et Saint-Amans-des-Côts. La numérisation se poursuivra pour la dernière semaine dans les locaux du SMICA.

 

En 2016, une première campagne de numérisation avait déjà eu lieu et avait permis à 182 communes de numériser 565 000 actes !

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La numérisation en 5 étapes :

 

Etape 1 : Déplacement sur le site de numérisation

NUMERIZE se déplace dans une mairie considérée comme site de numérisation pour elle-même et les communes voisines.

 

Etape 2 : Numérisation

Numérisation des actes à l’aide de notre scanner professionnel (environ 4 000 actes/jour) sur le site de numérisation.

 

Etape 3 : Traitement des images

Chez Numérize, nettoyage et gommage des impuretés. Mise en forme des actes. Chaque acte figure sur une seule page, en prenant en compte les mentions en post-it et en fin de registre.

 

Etape 4 : Indexation des actes

Chez Numérize, saisie informatique des actes et création de leur base de données. Un contrôle qualité est effectué avec une double saisie des actes par 2 opérateurs différents. Les données sont croisées afin de repérer les éventuelles erreurs corrigées ensuite par un opérateur « arbitre ».

 

Etape 5 : Livraison

Les données sont livrées par Numérize au format exigé par votre logiciel état-civil habituel.