DEMATERIALISATION

 

 

 

cliquer sur la carte pour l'agrandir

 

 


 

 

 

 

 La plateforme de dématérialisation

 

Le SMICA met à la disposition de ses adhérents une plateforme de dématérialisation, réalisée en partenariat avec OMNIKLES qui comprend plusieurs logiciels :

 

Immédiatement,

 

-OK-ACTE : échanges dématérialisés avec la Préfecture pour le contrôle de légalité,

- OK-MARCHE : dépôt, suivi et réponse de Marchés Publics,

- OK-COURRIER : envoi de courriers recommandés électroniques,

 

 

Par la suite,

 

- OK-HELIOS : échanges dématérialisés avec le Trésor Public au format PESV2,

- OK-ARCHIVE : archivage légal.

 

La dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité

 

Projet ACTES

 

Le projet Aide au Contrôle et à la Transmission Electronique Sécurisée permet de transférer sous forme dématérialisée les actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité, au représentant de l''Etat dans les Départements et les Régions. Il fait partie du Programme gouvernemental de l''ADministration ELEctronique (ADELE 2004/2007).

 

Actuellement 220 collectivités aveyronnaises utilisent la plateforme du SMICA et le logiciel OK-ACTE, édité par la société OMNIKLES, pour échanger de façon dématérialisée leurs actes (délibérations, arrêtés, documents budgétaires...) avec la Préfecture. En 2009, cela représentait un volume échangé de près de 12000 actes soit 36% du total des actes envoyés à la Préfecture alors qu''au niveau national ce même taux se situe aux alentours de 12%. Cela fait du département de l'Aveyron un des 1er département français en volume d'actes échangés.

 

 

 Document à télécharger : Manuel d'utilisation d'OK-ACTE
Taille : 836 Ko
  


Modalités de télétransmission au contrôle de légalité


Pour participer au dispositif, chaque collectivité doit au préalable en faire la demande à la Préfecture à l'aide d'une délibération. Après signature d'une convention proposée par la Préfecture sur laquelle figurera notamment la date de démarrage, cette dernière pourra commencer à émettre sur notre plateforme, à condition toutefois, d'avoir adhéré par délibération au SMICA.

 Document à télécharger : Délibération de convention avec la Préfecture
Taille : 278 Ko
  

La dématérialisation des marchés publics

 

Cadre juridique


Depuis le 1er janvier 2005 :
- obligation pour l''acheteur public de recevoir les candidatures et les offres transmises par voie électronique pour les marchés formalisés.

Depuis le 1er janvier 2010 :
- publication des documents de la consultation sur le profil d''acheteur, pour les achats de fournitures, de services et de travaux d'un montant supérieur à 90 000 euros HT.
- transmission obligatoire par voie électronique des documents de l''offre pour les marchés informatiques d'un montant supérieur à 90 000 euros HT.
- possibilité, pour l''acheteur public et quel que soit le montant du marché, d''imposer la transmission par voie électronique de tous les documents écrits de la procédure de passation.

A compter du 1er janvier 2012 :
- les acheteurs publics ne pourront refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique par les opérateurs économiques pour les achats de fournitures, de services et de travaux d'un montant supérieur à 90 000 euros HT.

 

 Rappel des seuils des marchés publics au 01/01/2012
Taille : 215 Ko
  



Mise en place de la dématérialisation des marchés


Depuis le 1er janvier 2010, le logiciel OK-MARCHE est disponible au niveau de la plateforme de dématérialisation du SMICA. Une soixantaine de collectivités disposent d'un compte leur ouvrant l'accès à ce nouveau service qui leur permet de mettre en ligne des procédures, de suivre ces mêmes procédures et d'accueillir d'éventuelles offres dématérialisées.

 



Si vous souhaitez disposer d'un compte pour votre collectivité, n'hésitez pas à en faire la demande auprès de nos services.

 

 

La dématérialisation des pièces comptables

 

Ce service fait également partie du programme gouvernemental de l'ADministration ELEctronique (ADELE 2004/2007) et plus précisément de la rénovation de la communication entre ordonnateurs et comptables publics (PES2, Hélios). Il concerne les échanges dématérialisés avec le Trésor Public des titres, mandats et pièces justificatives (factures, bulletins de salaire, ...) dans un soucis de simplification en terme de support, d'économie de papier et d''envoi.


 


Dès qu'il sera opérationnel, ce service sera proposé à toutes les collectivités qui utilisent au moins un service de la plateforme de dématérialisation du SMICA.



La dématérialisation des courriers recommandés


Ce service consiste à envoyer des courriers recommandés sous format électronique grâce à l'outil OK-COURRIER. Ce type d'envoi peut intéresser les collectivités pour leurs échanges de courriers en interne avec les élus (convocation, notes, comptes-rendus, …) mais également avec les agents, les administrations et autres partenaires.

En attendant la mise en place d'OK-HELIOS, ce logiciel pourra être utilisé pour échanger des pièces justificatives avec le Trésor Public.

 




Si vous souhaitez disposer d'un compte pour votre collectivité, n'hésitez pas à en faire la demande auprès de nos services.



L'archivage légal


L'archivage légal deviendra obligatoire avec la mise en place de la dématérialisation des pièces comptables. Il se fera via le logiciel OK-ARCHIVE dans lequel sera créé un coffre fort par service accessible à la collectivité.

 


Dès qu'il sera opérationnel, ce service sera proposé à toutes les collectivités qui utilisent au moins un service de la plateforme de dématérialisation du SMICA.



Rôle du SMICA


. Vous permettre d'accéder aux services de la façon la plus conviviale et la plus simple qu'il soit tout en respectant les exigences de la législation et … au moindre coût : choix et mise en place d'une plateforme agréée.

. Créer des partenariats forts avec les administrations (Préfecture de l'Aveyron, Trésorerie Générale, …) pour anticiper la mise en place de services qui devraient se généraliser d'ici 2012.

. Inciter les collectivités à utiliser ces nouveaux services dès lors qu'ils sont disponibles.

. Créer l'environnement et les codes d'accès aux services dans le respect des choix d'organisation faits par la collectivité.

. Vous former à l'envoi des premiers actes, pièces comptables et courriers ainsi qu'à la mise en ligne des premiers marchés publics.

. Pour les marchés publics, vous accompagner (sur site si nécessaire) lors de l'ouverture des plis s'il y a au moins une réponse électronique.

. Vous accompagner, au quotidien, dans l'utilisation des logiciels disponibles dans la plateforme : maintenance de 1er niveau par téléphone ou par télémaintenance.

. Faire remonter les améliorations possibles au prestataire de la plateforme.

 

 

 

Action, soutenue par le Conseil Général de l'Aveyron, qui s'inscrit

dans le cadre d'un Programme Régional d'Actions Innovatrices (PRAI)

MARQUEE - Exemple DIRECTION=left
Pour tout complément d'information, n'hésitez pas à contacter nos services ...
 
Service proposé par SMICA - Powered by MagicSite